MAIK MailFlow

E-mail is bij veel organisaties nog steeds een belangrijk startpunt van processen. Tegelijk zorgt e-mail vaak voor onduidelijkheid.

Met MAIK MailFlow richt MAIK Solutions e-mailcommunicatie slimmer in. Binnenkomende e-mails worden geclassificeerd, verdeeld en klaargezet voor opvolging.

Dit geldt voor interne en externe communicatie.

Herkenbare problemen

• Meerdere mensen lezen dezelfde mailbox.

• Niet duidelijk wie een e-mail moet oppakken.

• E-mails blijven liggen.

• Onderwerpen worden handmatig verdeeld.

• Belangrijke informatie raakt verspreid.

• Reacties verschillen per medewerker.

• Opvolging is lastig te bewaken.

• Veel tijd gaat verloren aan lezen, beoordelen en doorsturen.

Vooral bij gedeelde inboxen ontstaat snel ruis. Taken hangen aan personen in plaats van aan onderwerpen, processen of verantwoordelijkheden.

Wat MAIK MailFlow doet

MAIK MailFlow verwerkt binnenkomende e-mails als onderdeel van een ingericht proces.

De automatisering kijkt naar:

• Afzender

• Onderwerp

• Inhoud

• Bijlagen

• Urgentie

• Categorie

• Proces of verantwoordelijke

Daarna wordt bepaald welke vervolgstap nodig is.

Bijvoorbeeld:

• E-mail verplaatsen

• E-mail labelen

• E-mail doorzetten naar het juiste team

• Taak aanmaken

• Prioriteit bepalen

• Conceptreactie klaarzetten

• Bijlage uitlezen

• Status zichtbaar maken in een dashboard

AI alleen waar het helpt

AI kan worden ingezet als vaste regels niet genoeg zijn. Bijvoorbeeld wanneer de inhoud van een e-mail geïnterpreteerd moet worden.

AI kan helpen bij:

• Herkennen van het onderwerp

• Samenvatten van e-mails

• Bepalen van urgentie

• Opstellen van conceptreacties

• Herkennen van intentie

• Classificeren van vrije tekst

• Uitlezen van relevante informatie uit bijlagen

AI wordt alleen ingezet als dit het proces duidelijker, sneller of betrouwbaarder maakt.

Resultaat

Met MAIK MailFlow wordt e-mail geen losse stroom meer, maar onderdeel van een duidelijk proces.

De voordelen:

• Minder handmatig sorteerwerk

• Snellere opvolging

• Duidelijkere verantwoordelijkheden

• Minder afhankelijkheid van losse medewerkers

• Betere verdeling van werk

• Minder kans dat e-mails blijven liggen

• Consistentere communicatie

• Meer overzicht in openstaande acties

• Betere overdraagbaarheid bij afwezigheid

Wil je meer structuur in e-mailcommunicatie en opvolging?